5 sinais claros de que está na hora de trocar o ERP da sua empresa

Quando trocar o ERP deixa de ser solução e passa a ser problema

Você sente que o seu sistema de gestão está mais atrapalhando do que ajudando? Seu time perde tempo com tarefas manuais, precisa conferir dados em várias planilhas e, mesmo assim, as informações não batem? Se a resposta for sim, é bem provável que o problema esteja no seu ERP atual.

Ao longo do tempo, é natural que as demandas da empresa mudem. O que funcionava quando o negócio era menor, pode não acompanhar o ritmo quando ele cresce. Ainda assim, muitas empresas mantêm sistemas desatualizados, acreditando que a troca de ERP será complexa, cara ou arriscada demais. Esse receio, porém, pode custar caro.

A verdade é que insistir em um ERP ultrapassado pode comprometer sua competitividade, produtividade e capacidade de escalar. E, quanto mais você adia essa decisão, maior o impacto negativo no seu dia a dia e no seu caixa.

Por isso, neste artigo, vamos apresentar os 5 sinais mais evidentes de que está na hora de trocar o ERP da sua empresa — com dados concretos, exemplos práticos e recomendações claras para tomar essa decisão com segurança.

O impacto invisível de um ERP ultrapassado

Muitos gestores convivem com problemas no ERP sem perceber o quanto isso está afetando o negócio. É como um vazamento silencioso: aos poucos, os prejuízos se acumulam.

De acordo com a pesquisa “Panorama ERP no Brasil 2023”, 43% das empresas que adotaram um novo sistema de ERP reportaram aumento de produtividade e 37% observaram melhorias na tomada de decisão. Ou seja, manter um sistema inadequado impacta diretamente a eficiência.

Além disso, sistemas obsoletos representam riscos de segurança, dificultam a adaptação a mudanças fiscais e limitam a análise de dados. Por isso, identificar os sinais de alerta é essencial para agir no momento certo.

Os 5 sinais que você precisa observar

1. Falta de integração entre áreas

Se os setores da sua empresa precisam digitar a mesma informação mais de uma vez em sistemas diferentes, há algo errado. A ausência de integração entre financeiro, estoque, vendas e produção gera retrabalho, erros e atrasos.

Além disso, a falta de integração impede uma visão unificada do negócio. Como resultado, decisões importantes acabam sendo tomadas com base em dados desatualizados ou incompletos. Um ERP moderno oferece conectividade em tempo real, reduzindo falhas e acelerando os processos.

Segundo a Aberje, empresas que integram suas operações com tecnologia conseguem reduzir em até 30% o tempo de processamento de pedidos.

2. Informações desencontradas e relatórios manuais

Outro sinal claro de que é hora de trocar de ERP é a dependência excessiva de planilhas para extrair relatórios. Se os dados precisam ser exportados manualmente e conciliados “na unha”, o risco de erro é enorme.

Relatórios lentos ou com informações inconsistentes dificultam a análise do desempenho da empresa e limitam a capacidade de planejamento. Além disso, quando cada gestor trabalha com um número diferente, a confiança na informação se perde.

Sistemas como o SAP Business One oferecem dashboards integrados e relatórios automáticos, permitindo que você visualize indicadores estratégicos em tempo real, com precisão.

3. Sistema lento, com falhas ou sem suporte

Com o tempo, muitos sistemas se tornam pesados, inseguros e instáveis. Se o seu ERP trava com frequência, gera erros constantes ou tem dificuldade para rodar em novos dispositivos, você já está pagando um preço alto — mesmo sem perceber.

Além disso, é comum que sistemas antigos deixem de receber atualizações ou que o suporte técnico seja limitado. Isso significa que, ao enfrentar um problema, sua empresa fica vulnerável e sem respaldo.

Segundo dados da IDC, 60% das falhas operacionais em pequenas e médias empresas estão relacionadas à infraestrutura de TI ultrapassada.

4. Dificuldade para acompanhar o crescimento

Talvez o seu ERP tenha funcionado bem por muitos anos. No entanto, agora sua empresa tem mais clientes, mais unidades, mais produtos — e o sistema simplesmente não acompanha mais.

Sistemas rígidos, que não se adaptam a novas demandas, impedem a escalabilidade do negócio. Além disso, podem limitar a expansão para novas regiões, canais ou linhas de serviço.

Um bom ERP precisa crescer com a empresa. Ele deve permitir personalizações, integrações e expansão de módulos conforme as necessidades evoluem. Caso contrário, o sistema se torna um gargalo.

5. Falta de mobilidade e acesso remoto

Em tempos de trabalho híbrido e decisões em tempo real, não ter acesso ao ERP fora do escritório é um grande problema. Sistemas que funcionam apenas em servidores locais, sem acesso pela nuvem, estão completamente defasados.

Hoje, gestores precisam acessar dados de qualquer lugar — seja para aprovar pedidos, consultar o estoque ou revisar um contrato. Se seu ERP não oferece mobilidade, ele está limitando a agilidade da sua equipe.

Segundo a Salesforce, empresas com acesso móvel aos seus sistemas de gestão aumentam a produtividade dos times em até 34%.

O risco de adiar a troca do ERP

Adiar a troca de um ERP pode parecer uma economia. No entanto, na prática, significa manter custos invisíveis: retrabalho, perda de produtividade, falhas de informação, atrasos em entregas e insatisfação de clientes.

Além disso, empresas com sistemas desatualizados perdem a capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado — como novas exigências fiscais, mudanças na cadeia de suprimentos ou oportunidades comerciais.

A longo prazo, continuar com um ERP inadequado compromete a competitividade da empresa. E o que poderia ser um investimento estratégico se transforma em prejuízo recorrente.

Como escolher um novo ERP com segurança

Agora que você já reconhece os sinais, é hora de planejar a migração com segurança. A escolha do novo ERP deve considerar:

• O estágio de maturidade digital da empresa
• As necessidades de integração entre setores
• A escalabilidade da solução
• O suporte técnico e atualizações constantes
• A facilidade de uso e adesão pelos usuários

Nesse sentido, plataformas como o SAP Business One se destacam por oferecer uma gestão completa, flexível e 100% adaptável ao porte da empresa. Além disso, contam com parceiros especializados — como a Keep Consultoria — que garantem uma implementação eficiente e sem traumas.

Próximos passos

Trocar o ERP não é uma decisão simples, mas é, muitas vezes, necessária. Esperar demais pode significar perder competitividade, comprometer resultados e limitar o crescimento do seu negócio.

Se você identificou um ou mais dos sinais citados neste artigo, este é o momento ideal para reavaliar sua estrutura de gestão e investir em um sistema mais robusto, moderno e escalável.

A Keep Consultoria está pronta para te ajudar a fazer essa transição com segurança, sem travar sua operação e com total suporte em todas as etapas do processo.

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